مجلس أمانة جامعة تكريت
أولاً- نبذة عن شعبة أمانة مجلس الجامعة
تُعدّ أمانة مجلس الجامعة وحدة إدارية تنظيمية تضطلع بدور أساسي في دعم عمل مجلس الجامعة وتمكينه من أداء مهامه الأكاديمية والإدارية العليا. تتمثل مهمتها الرئيسة في تنظيم وتنسيق جميع الشؤون المتعلقة بانعقاد جلسات مجلس الجامعة، وكذلك تُعنى بتسيير أعمال المجلس ودعم مهامه، من خلال إعداد جداول الأعمال، وتدوين المحاضر، وتنظيم المراسلات والقرارات الصادرة عنه.
ثانياً- مهام شعبة أمانة مجلس الجامعة
- 1. تنظيم جلسات مجلس الجامعة: إعداد جداول الأعمال، تحديد المواعيد، وتوجيه الدعوات.
- 2. إعداد وتدوين محاضر الجلسات: توثيق المناقشات والقرارات وعرض المحاضر للمصادقة.
- 3. صياغة وتبليغ قرارات المجلس: صياغة القرارات قانونياً وتبليغها للكليات والتشكيلات.
- 4. متابعة تنفيذ القرارات: متابعة التنفيذ وإعداد تقارير دورية بنسب الإنجاز.
- 5. التنسيق مع التشكيلات: التنسيق مع الكليات والأقسام بشأن الموضوعات المعروضة.
- 6. تنظيم المراسلات الرسمية: إعداد وتدقيق الكتب الصادرة والواردة وفق السياقات.
- 7. حفظ وأرشفة الوثائق: أرشفة المحاضر والقرارات ورقياً وإلكترونياً.
- 8. الالتزام بالقوانين: التأكد من انسجام القرارات مع التعليمات النافذة.
- 9. إعداد التقارير: إعداد المذكرات ومحاضر اللجان المنبثقة عن المجلس.
- 10. مهام أخرى: تنفيذ أي واجبات تكلف بها من رئاسة الجامعة.
ثالثاً- مدير الشعبة
رابعاً- كادر الشعبة
1- م.د. أسماء حافظ احمد
2- م.د. لقاء منذر قدوري
3- م. محمد سليمان يوسف
4- م.م. علي حسين احمد
5- م.م. نور فوزي حامد
6- م.م. رسل رعد كتاب
7- م.م. ريام حسين احمد
8- السيد مصطفى ساهر ماهر
9- السيد سلام فاضل عباس
10- وسام جمال يحيى
11- ختام جمال حسن
12- سالي علي فرحان
خامساً: هيكلية الشعبة
- 1- وحدة المتابعة
- 2- وحدة الاعمال والقرارات
- 3- وحدة المصادقات
- 4- وحدة الأرشفة الالكترونية
سادساً: مهام الوحدات
أ- وحدة المتابعة
- متابعة تنفيذ قرارات مجلس الجامعة.
- مخاطبة الكليات بشأن تنفيذ القرارات.
- إعداد جداول ونماذج متابعة وتحديثها.
- استلام الإجابات وتحليلها.
- إعداد تقارير دورية عن نسب الإنجاز.
- التنسيق لمعالجة حالات التأخير.
- الاحتفاظ بسجلات المتابعة.
ب- وحدة الأرشفة الإلكترونية
- أرشفة المحاضر والقرارات إلكترونياً.
- تحويل الوثائق الورقية لنسخ إلكترونية.
- تنظيم قاعدة بيانات لتسهيل البحث.
- تصنيف الوثائق (سنة، عدد، نوع).
- ضمان سرية وأمن المعلومات.
- تحديث الأرشيف والنسخ الاحتياطية.
- التعاون لتطوير أنظمة الأرشفة.
ج- وحدة الأعمال والقرارات
- استلام المقترحات لعرضها على المجلس.
- تنظيم جداول أعمال الجلسات.
- إعداد مسودات القرارات والتوصيات.
- تدقيق القرارات لضمان وضوحها.
- إعداد كتب تبليغ القرارات.
- حفظ نسخ أصولية من القرارات.
- المساهمة في إعداد المحاضر.
د- وحدة المصادقات
- متابعة مصادقة رئيس الجامعة.
- تنظيم عرض المحاضر للمصادقة.
- استكمال التواقيع والأختام الرسمية.
- حفظ النسخ المصادق عليها وتمييزها.
- تنظيم سجل خاص بالمصادقات.
- متابعة ملاحظات جهة المصادقة.
- منع التعميم قبل المصادقة.
